'' Festivaller için Lojistik Hizmetler. '' .

Akademi Beykoz Dergisi

562 Views

        

Lojistik sektörü hızla büyümektedir. Geçmişte sadece taşımacılık ve depoculuk olarak gördüğümüz lojistik, artık şirketler içinde departmanlara ayrılmaktadır. Ölçekler büyüdükçe ürün bazında veya müşteri bazında segmentasyonlara ihtiyaç duyulmaktadır. Büyük lojistik şirketler genel amaçlı uluslararası taşımacılık, gümrükleme, antrepo, milli depolama, değer yaratıcı hizmetler ve yurt içi dağıtım hizmetini vermekteler. Birbirine benzer hizmetlerin verilmesi de rekabeti fiyata, yani operasyonel maliyetlerin indirimine taşımaktadır. Bunu başarmanın tek yolu da hizmet yelpazesinin ve ölçeklerin genişletilmesi yani büyümektir. Bu büyüme de kendi içine otomotiv lojistiği, gıda lojistiği, tekstil lojistiği, beyaz eşya lojistiği, yanıcı madde lojistiği, soğuk zincir lojistiği, ilaç ve kozmetik lojistiği, demir çelik lojistiği gibi segmentlere ayrılmakta ve firmalar bu sektörlerde ihtisaslaşmaktadır.

Sektöre yeni girecek firmalar ise bu devlerle rekabet etmek yerine, kendilerine daha hassas ve niş konular aramaktadır. Bu sayede büyük şirketlerin ağır dönen ve ölçek gerektiren, süreklilik arz eden hizmetlerinin dışında kalan konular gündeme gelmektedir. Bu konular için büyük alt yapılara ihtiyaç yoktur; ancak süreç hızlıdır, sürelidir, hassastır, önemlidir, değerlidir ve çok yakın takip gerektirmektedir. Fuar lojistiği, nakit para ve kıymetli evrak lojistiği, tarihi eser lojistiği, sanat eserleri lojistiği, kongre lojistiği, olimpiyat lojistiği, festival lojistiği bu niş konuların başında gelmektedir.

Geçmişte bölgesel yapılan, sanatçılar, bölgesel ürünler, turizm- tanıtım veya hizmet grupları adına düzenlenen festivaller günümüzde de devam etmektedir. Bunların dışında ülkeler içinde milli adını alan, hatta yavaş yavaş uluslararası adını da isimlerinin başına ekleyen festivaller ile karşılaşıyoruz. Bu yöntemle belli bir hedefe yönelik organizasyonlar planlanmakta, katılım özelleşmekte ve katılımcı sayısı artmaktadır. Festivallerin belli konuda özelleşmesi de bunlara davetli olarak katılan kişi ve kuruluşların o konuda daha yoğun ilgilerinin olmasını sağlamaktadır. Katılan kişiler festivallerde yola çıkışlarından başlayan süreçte, festival yerine varışlarına, karşılanmalarına, festival süresinde aksaklık çıkmadan yapılan programlara iştirak etmelerine, festival bitiminde de geri dönüşlerine dair ürün ve hizmeti almak, ilgili kişileri bulmak ve isteklerinin karşılığını cevaplarını almak istemektedirler.

Ülkemizde de festival düzenleme çalışmaları hızla gelişmektedir. Daha geniş, modern, geniş açık veya kapalı tesislerin yapılmasıyla; yüzlerce kuruluşun, binlerce katılımcıya hizmet verdiği festival aktiviteleri düzenlenebilmektedir. Geleneksel hale gelen festivaller, bir yarış halinde kuruluşların her yıl daha geniş alan ve daha görünür organizasyon yapmalarına yol açmaktadır. Bu noktada katılımcı sadece festivalin açılış günü ile kapanış günü arasındaki süreçte devrede olmaktadır. Birinci amaç katılımcıyı festival süresinde aktivite alanında tutabilmek ve her türlü sosyal ve biyolojik ihtiyacını o tesiste gerekli üst yapıyı kurarak karşılamaktır. Festival alanlarında bu üst yapı genellikle geçici süre içinde kullanılabilecek modüler ünitelerle sağlanmaktadır. Yılda birkaç kere kullanılmak üzere restoranlar, toplantı odaları, ofisler, karşılama stantları, sahneler, ışık sistemleri, tuvaletler, güvenlik tesisleri mobil olmakta ve festival öncesi bu alana getirilip monte edilmekte sonrası da sökülerek depolama alanına taşınmaktadır. Üst yapı tesisleri belli bir plan çerçevesinde, bir ön hazırlık yapılarak temin edilmeli, montaj planlarına uygun şekilde taşınmalı, festival açılışına yetiştirilmeli, montajı yapılmalı ve festival açılış gününde hazır olmalı, kapanışa kadar aktif ve kullanılabilir olmalı, sonunda da düzgün bir şekilde hasar görmeden demonte edilmeli, paketlenmeli ve kolay taşınacak bir şekilde araçlara yüklenmeli ve depoya götürülmelidir. Bu hazırlık süreci festival tarihinden aylar öncesi başlamakta, festival gününde hazır olmalıdır.

Festivallerde önemli olan bir diğer konu da sahne hazırlığıdır. Sahneler festivallerin en önemli aktivitesidir. Yeden yükseltilmiş zemin, ses çıkartmayan sahne tabanı, sahne arkası soyunma odaları, sahne ışıklarını ve ışık oyun cihazlarını monte edecekleri çelik konstrüksiyon, ışık sistemi, gizlenecek kablolar, ses sistemi, kolonlar, sis makineleri, müzik aletleri yerli yerinde olmalı ve hasarsız bir şekilde taşınmalıdır. Bunların taşınması sırasında, montesi sırasında hatta sökülmesi sırasında vinçler, forkliftler, seyyar hareketli merdivenler de gerekli olacaktır.

Bir dostumun söylediği gibi “Türkiye’de son dakika olmasaydı bütün işler yarım kalırdı” beklentisi ile festival üst yapıları genellikle son gece veya festival sabahı tamamlanan yapılardır. Festival alanında bir de stantlar halinde fuar ve tanıtım çalışmaları söz konusuysa; aynı anda yüzlerce kuruluşun çalıştığı, elektrik, forklift, ulaşım, iletişim, güvenlik gibi hizmetlerin bir kaos halinde gerçekleştirilmeye çalıştığı bir süreç yaşanmaktadır. Yüzlerce araç aynı anda alana dolmakta ve istenilen hiçbir hizmet istenildiği şekilde temin edilememektedir. Kazalar, sürtüşmeler hatta kavgalar yaşanabilmektedir.

Doğru çözüm sadece üst yapıyı yapan veya diğer sponsorlar gibi katılımcı firmaların lojistik hizmetinin verilmesi değil, tüm hizmetlerin planlanarak bir düzen içinde sağlanmasıdır. Bu nedenle gereken malzeme, ekipman ve iş gücü planlaması için tüm festival alanındaki lojistik hizmetlerinin tek firmanın sorumluluğuna verilmesi zorunlu olmaktadır.

Uluslararası festivallerde sahne, üst yapı ve stant malzemelerinin hatta teşhir edilecek ürünlerin taşınması, gümrüklemesi, paketlerinin açılması, toplanması, tekrar paketlenmesi ve yurtdışına geri gönderilmesi de ayrı bir ihtisas gerektirmektedir. Tüm bu işlerin en son anda ve en hızlı şekilde yapılması ancak formalitelerin önceden hazırlanması ile ve yakın takiple mümkün olabilmektedir. Bu sayede açılış sabahı kilometrelerce uzaktan gelen malzemeler festival alanında, sahnede veya stantlarda hazır olabilecektir. Bu konu da özel bir lojistik hizmettir. Hızlı karar verebilecek, takipçi, iletişimi yüksek, küçük ölçekli, uzman lojistik kuruluşları tarafından yerine getirilmelidir.

Festival sırasında dokümanların, görevli personelin, misafirlerin, konukların, ikram malzemelerin de temini taşınması, planlanması da lojistik kuruluşundan beklenmesi gereken hizmetlerden biridir. Bu hizmeti verecek olan kuruluşun elemanlarının her an festival öncesi, festival boyunca ve festival sonrasında yeri belli stantlarında olması, sürekli dolaşacak bir kontrol ekibinin görevlendirilmesi, telsiz iletişiminin sağlanması yapılması gereken çalışmalardan biridir.

Festival hizmeti veren kuruluşların kendilerine bir lojistik ortak seçerek çalışma prensiplerinin yazılı ve duyurulabilir hale getirilmesini sağlamaları ve bunun basılı dosya halinde tüm ilgililerin ve katılımcıların kolayca yararlanabileceği halde sunulmasını sağlamaları şarttır.

Festivaller sosyal hayatımızda, küreselleşmemizde, hatta ulusal ve uluslararası ticaretin gelişmesinde çok önemli bir aktivitedir. Kısa zamanda ve en ekonomik şekilde festival lojistiğinin sağlanması ancak hizmetlerin planlı ve konsolide edilmiş halde sunulmasına bağlıdır. Bu da ancak festivallerde lojistik hizmet verecek olan lojistik kuruluşları ile sağlanabilecektir. Yoldan geçen araçlarla, sokaktan toplanan elemanlarla veya firmanın kendi elemanları ile festival lojistik hizmetlerinin verilmesi dönemi artık kapanmıştır.

Atilla Yıldıztekin

Lojistik Yönetim Danışmanı

atillayildiztekin@yahoo.com